روشهای مدیریت اهمال کاری

مقدمه:

در قسمت قبل به معرفی برخی از عوامل و ریشه های اهمال کاری پرداختیم ، که درواقع به تنهایی همین مسئله یعنی درک علت این نوع رفتار باعث میشه تا دست از ملامت خودمون  برداریم و متوجه شویم که واقعا و ذاتا تنبل و اهمال کار نیستیم  و  این موضوع که  باور موجود  صرفا بوسیله جامعه در ذهن ما تزریق شده ، که آگاهی از این مسئله درنهایت به کمرنگ شدن تاثیر این باورهای کاذب  منجر میشه . اما برای کنترل و مدیریت اهمال کاری   روشهای مختلفی هم  وجود داره  که در ادامه به مهمترین اونها  می پردازیم .

قانون پارکینسون :

قانون پارکینسون در واقع یک توسط یک حسابدار انگلیسی ابداع شد ، بر اساس این نظریه معمولا کارهایی که میخواهیم انجام بدیم به اندازه زمانی که در اختیار داریم  به درازا میکشه، به عبارت دیگر زمان واقعی برای انجام یک کار می تواند بسیار کوچکتر از آنی باشد که افراد اغلب تلف می کنند ، اجازه دهید تا با یک مثال درک این  مفهوم را آسانتر کنیم ، معمولا خانم های خانه دار از عدم وجود کمد و کابینت در خانه گله مند هستند ، و تصور می کنند که وقتی به خانه ایی بزرگتر نقل مکان  کنند این مشکل حل خواهد شد ، اما درکمال تعجب وقتی که فضای بزرگتری دراختیارشان قرار میگیرد باز متوجه میشوند که  مشکل همچنان باقی است ، علت این مسئله هم این است که درخانه کوچکتر با توجه به فضای کمتری که دراختیارداشتند ،اثاث منزل را به صورت منظم تری درکنار هم قرار داده بودند و در خانه جدید با خیال آنکه جای بیشتری دارند ، در این رابطه دست ودل بازی به خرج داده اند . اما پارکینسون می گویند برای آنکه بتوانیم از حداکثر راندمان خود استفاده کنیم ، بهتراست ددلاین یا به عبارت دیگر زمان خاتمه کار خود را کمتر از آنچه که فکر می کنیم کارمان طول میکشد در نظر بگیریم  ، شاید این سئوال مطرح شود که این باعث اضطراب نمی شود ؟ جواب مثبت است اما به اضطرابش می ارزد ، چرا ؟

• وقتی مثلا قرار هستش کاری رو یک هفته دیگر تحویل بدین و این کار تنها هشت ساعت زمان لازم داره ، احتمالا در طول هفته چندین بار در زمان های کوتاهتری قسمتهایی از اون کار رو انجام خواهید داد ، و هر بار باید برای مواجه شدن با انرژی شروع کار کلی چالش رو تجربه کنید .
• اینکه تا پایان هفته فکر این کار شما رو نگران و مقداری از فضای ذهنتون رو درگیر خودش میکنه.
• قادرنخواهید بود کارهای دیگری رو انجام بدین ، چون درخیال خودتون تصمیم دارین زمانتون رو به اون کار اختصاص بدین امادرنهایت چون فشار زیادی هم حس نمی کنید ، نه کاری که براش یک هفته زمان داشتین رو انجام میدین و نه کارهای دیگری رو ، به عبارت دیگه بسیاری از زمانهای شما بدون استفاده هدر میره .

نهایتا اینکه اگر تصور کنید برای اون کار به جای هشت ساعت باید درعرض شش ساعت تمامش کنید و اینکه به جای پایان هفته باید تا شش ساعت دیگه تحویل بدین ،  همین حالا شروع می کنید و چند ساعت دیگه تمامش می کنید و تا پایان هفته ، فکر به این کار به جای احساس اضطراب به نوعی باعث ایجاد حس آرامش وپیروزی در شما تبدیل خواهد شد .

تکنیک پنج دقیقه طلایی :

یکی از موضوعاتی که منجر به اهمال کاری میشود ، تردید مغز در تمام کردن کاری که  تصمیم به انجامش گرفته ایم می باشد ، مغز مانند یک تاجر عمل می کند و بقول معروف جایی نمی خوابه که آب زیرش بیاد ، اگه احساس کنه که شما ممکنه اون کار مورد نظرتون رو به اتمام نرسونید ، سعی میکنه با آوردن توجیه هایی منصرفتون کنه و معمولا هم موفق میشه ، چون اون شما رو بهتر از خودتون می شناسه برای اینکه به همه اطلاعات و نقطه ضعف هاتون دسترسی داره ، اما برای اینکه بتونید رضایتش رو کسب کنید باید کاری کنید تا این سرمایه گذاری به نظرش خیلی بزرگ نرسه و بقول معروف کمتر دست و دلش برای دراختیار گذاشتن انرژی مورد نظر بلرزه.پس کافیه اینطوری تصمیم بگیریم که من قراره پنج دقیقه از اون کار دو ساعته  رو انجام بدم ، اگه حوصله اش رو داشتم ادامه میدم و اگر هم نه بقیه اش رو برای بعدا ، خب مغز می بینه که احتمالا شما قادر خواهید بود که این هدف رو به انتها برسونید و  موفق بشید ، پس چون پلن شما یک پلن برنده است شروع به غر زدن نمیکنه ، درواقع  مغز  دلش نمیخواد که شکست بخورید و اون ومیدونه که شکست ممکنه چقدر به اعتماد به نفسمون صدمه بزنه ،حالا وقتی که شروع میکنید از اون جا که سخت ترین قسمت هر کاری ، شروع اون هستش ، به احتمال زیاد مدت بیشتری ادامه خواهید داد . چرا که موفق شدین پنج دقیقه اول رو به اتمام برسونید ، و شیرینی این پیروزی اعتماد به نفس شما رو افزایش میده ولی اگر طبق روال گذشته عمل میکردین حتی اگر مثلا یک ساعت کار میکردین وبعد رها میکردین ، احساس یک آدم ناکافی ، بی عرضه و شکست خورده رو داشتین چرا که نتونسته بودین به هدفتون برسید.

شما با استفاده از تکنیک دیگه کم کم میتونید باورتون رو  تغییر بدین چون  دیگه اون آدمی نیستید که پیش خودش هم اعتبار نداشت ، کسی که هر بار که تصمیمی میگرفت خودش هم تردید داشت که موفق میشه یا نه ، چه برسه به دیگران ، کم کم تبدیل به آدمی خوش قولی میشید که هرکسی حاضر میشه بهش پول قرض بده و با این روش دیگه مغزتون شما  رو آدم خوش حسابی می بینه که به حرفش عمل میکنه و دیگه از این جدال بین خودتون با خودتون راحت میشید و با قدرت بیشتری به سمت اهدافتون حرکت میکنید و احتمال موفقیت و پیروزی بیشتری خواهید داشت .

تکنیک سس گوجه فرنگی :

شاید به نظرتون این نام مسخره یا با مزه برسه ، بامزه که هست ، اسم این تکنیک از زمان لازم برای درست کردن سس گوجه فرنگی گرفته شده ، برای همین هم به این نام یا به عبارت دیگه پومودورو معروفه . که توسط یک دانشجوی ایتالیایی به اسم فرانچسکو سیریلو ابداع شده ، طفلکی احتمالا  اون هم شدیدا با مشکل اهمال کاری برای انجام تکالیفش روبرو بوده ،  اولش به خودش قول داد که فقط برای ده دقیقه به کاری که تصمیم به انجامش داره تمرکز کنه و در کمال خوشحالی میبنه که موفق میشه ، و بعد این زمان رو افزایش میده  و درنهایت به زمان 15 تا 30 دقیقه میرسه ، و به این نتیجه میرسه که 25 دقیقه زمانی هستش که میتونه به طور متوسط خودش رو مقید کنه تا کاری رو با احتمال موفقیت بالا انجامش بده ، اما اسم پومودورو از کجا اومده ، این زمان در واقع مدت لازم برای تهیه و پختن سس گوجه فرنگی هستش .

روش استفاده از پومودرو:

کارهای خودمون رو به بخش های 25 دقیقه ایی تقسیم میکنیم ، حالا اگر کاری هست که مثلا فقط ده دقیقه زمان میبره مشکلی نیست ، میتونید چند کار که مجموع آنها درحدود 25 دقیقه هستش رو باهم انجام بدیم ، فقط اینکه حتما باید خودمون رو مقید کنیم که در طول یک پومودورو هرگز کار خودمون رو قطع نکنیم ، شاید شبیه به حساسیتی که ما در رابطه باشکستن نماز خودمون قائلیم . این 25 دقیقه زمانی هست که اگر پیامی برامون اومده یا کسی ما رو صدا زده میتونیم خودمون یا دیگری رو قانع کنیم که صبر کنه تا یک پومودورو به اتمام برسونیم ، پومودورو علاوه بر اینکه باعث میشه موفقیتمون در رسیدن به اهدافمون افزایش پیدا کنه ،  نتیجه مهمتری به همراه داره و اون هم اینکه باعث میشه بازه زمانی که قادر هستیم روی یک موضوع تمرکز عمیق داشته باشیم رو  افزایش میده.

لازم هستش که به این نکته توجه داشته باشیم که در فواصل هر پومودورو بهتره پنج تاده دقیقه استراحت داشته باشیم ، کاری به غیراز نوع کاریی که درگیرش بودیم مثلا  اگر که کارمون با کامپیوتر بوده باید به سراغ کار دیگه ایی بریم مثلا قدم زدن یا یک کار فیزیکی و اینکه بعداز هر سه یا چهار پومودورو به استراحتی طولانی تر نیازداریم ، شاید در حدود یکساعت .نکته دیگه اینکه در طول استفاده ازیک پومودرو بهتر هستش که تمام عواملی که میتونن در پرت شدن حواسمون از روی کارمون موثر باشند رو از نزدیک خودمون دور کنیم .

دوش آب سرد :

شروع هر کاری همراه با مقداری اضطراب هستش ، و هورمونی که دراین مواقع به کمکمون میاد هورمونی هستش به اسم دوپامین ،این هورمون میتونه به ایجاد حفظ آرامش در مواجه با اضطراب شروع اون کار مفید باشه ، اما ما به چه کلکی میتونیم از بدنمون بخواهیم که این هورمون لعنتی رو  ترشح کنه ، تا آرامش و شهامت بیشتری برای مواجه با غول اهمال کاری رو داشته باشیم ؟

راستش این هورمون زمانی که با کاری سخت یا دلهره آور روبرو میشیم به صورت خودکار ترشح میشه ، مثلا در استفاده از وسایل مهیج درشهر بازی ها ، یا هنگامی که کار سختی رو میخواهیم انجام بدیم ولی یکی دیگه ازمواردی که بسیار در ترشح و تولید این هورمون موثره ، زمانی هستش که دوش آب سرد میگیریم ، اگه این استحمام به مدت کوتاه باشه درحد دو تاسه دقیقه ، بعدازاون انرژی ، شادابی ، آرامش وشهامت کافی برای شروع کاری که به نظرمون راحت نمی رسه رو خواهیم داشت .

همچنین مطالعه کنید : ریشه های اهمال کاری

نوشیدن قهوه :

تحقیقات نشون میده که مصرف  کافئین باعث ایجاد  احساس آرامش میشه و این بسیار میتونه برا ضطراب موجود درشروع کاری که انجامش سخت به نظر میرسه تا حدود زیادی مفید باشه ، از طرف دیگه اینکه نوشیدن کافئین به مقدار زیاد باعث افزایش میزان توجه وتمرکز ما درکار میشه که این خاصیت کافئین میتونه باعث افزایش بهره وری و ارتباط بهتر پیدا کردن با کاری که میخواهیم انجام بدیم میشه  و میتونیم لذت و شیرینی اون کار رو بچشیم و در میان مدت به افزایش علاقه ما در رابطه با اون کار منتهی میشه .

نکته اینکه مصرف کافئین باعث کاهش قدرت تصمیم گیری میشه ،پس باید دقت کنیم اول تصمیم و برنامه ریزی برای کاری رو که میخواهیم  انجام بدیم رو بگیریم و بعدش شروع به نوشیدن قهوه کنیم .

خرده عادت ها  :

همانطور که در بالا به آن اشاره شد ، بیشتر مشکل ما در انجام ندادن به موقع کارها و وقوع رفتار اهمال کاری بی اعتبارشدن ما پیش خودمون هستش ، پس هرچقدر بتونیم کارهایی انجام بدیم که احتمال موفقیتمون دراونها زیادتر هستش ، باعث افزایش میزان اعتماد مغزمون به تصمیماتی که میگیریم میشه ، برخی کارهای کوچیک هستندکه شاید بی اهمیت به نظر برسن اما انجام دادنشون میتونه تاثیر زیادی در موفقیت های بزرگتر داشته باشن ، مسواک زدن ، سرموقع بیدار شدن ، ورزش های منظم ، و به طور کلی ایجاد  نظم و  انضباط در کارهای روزانه میتونه از ما انسانی منظم و متعهد بسازه ،

نظم و انضباط:

البته که بسیار شنیده ایم ، داشتن نظم از خصوصیات آدمهای موفق هستش ، اما وقتی متوجه بشیم که دارای چه فوائدی هستش ، شاید تلاش بیشتری به منظور ایجاد این نوع رفتار روی خودمون انجام بدیم. واقعیت اینه که بدن ما دارای یک ساعت بیولوژیک هستش ، به عنوان مثال اگر شما امروز ساعت یک بعدازظهر غذا بخورید ، بدن شما این ساعت رو جایی ثبت میکنه ، چرا که مسئله غذا و انرژی براش حائز اهمیت هستش و چون فکر میکنه شما آدم آن تایمی هستید و بقول معروف روتون حساب میکنه ،  فردا قبل از ساعت یک شروع میکنه به آماده سازی قسمتهای مختلف گوارشی برای هضم ، ترشح اسید و سایر آنزیمها ، و خلاصه همه اندامهای گوارشی رو براتون به خط میکنه ، و به همین دلیل اگر شما هر روز مثلا در یک تایم خاصی غذا بخورید بهترین راندمان رو دراین رابطه خواهید داشت ، در مورد زمان خوابیدن ، بیدار شدن ، استحمام ، مطالعه و حتی کار کردن هم به همین منوال خواهد بود ، پس اگر به خودتون نظم بدین ، بیشترین راندمان رو در رابطه با کارهاتون خواهید داشت ، بعنوان مثال اگر شما و فرد دیگری هر روز برای رسیدن به هدفی سه ساعت وقت بگذارید ، یکی سر موقع این کار رو انجام بده و دیگری به صورت نا منظم ، تقریبا راندمان شما نزدیک به چهل درصد بیش از کسی خواهد بود که در زمانهای نامنظم کارش رو انجام میده ، چون احتمالا خیلی از وقتها اون گرسنه است ، خیلی وقتها خوابش میاد ، و خلاصه بدنش دراغلب موارد آمادگی لازم رو برای وظائفی که میخواد انجام بده نداره . یکی دیگه از فوائد نظم و انضباط ، زمانهایی هستش که به دنبال چیزهایی که لازم داریم میگردیم ، بررسی یک تحقیقات نشون میده که افراد شلخته سه برابر افراد منظم بیشتر زمان برای پیدا کردن چیزهایی که لازم دارن صرف میکنن ، درواقع افراد منظم انرژی کمی برای گذاشتن چیزها در جای خاص خودش مصرف میکنن ، که افراد شلخته حاضر به این کار نیستند ، اما بعدا برای پیدا کردن همان چیزها افراد شلخته باید چندین برابر انرژی مصرف کنند و بعداز کلی اعصاب خوردی پیداش کنند .

استمرار:

یکی دیگه از رفتارهایی که میتونه در رسیدن ما به اهدافمون و کاهش اهمال کاری کمک کنه داشتن استمرار هستش ، اما چگونه تاثیری داره ؟ واقعیت اینه که مغز ما همونطور که بارها هم گفتیم براش انرژی و مصرف اون اهمیت زیادی داره ، و برای اینکه اون رو کاهش بده از تکنیک های مختلفی استفاده میکنه ، شماوقتی میخواین کاری رو انجام بدین و مغز شما متوجه بشه که این کاری هست که قراره چندین بار لازمه انجام بشه ، درست مثل شهرداری ها که میان راه های پرتردد رو جاده میزنن و اسفالت میکنن ، مغز هم میاد رشته های عصبی خاصی ایجاد میکنه تا برخی از قسمتهایی کارتون که به صورت تکراری هستند رو به راحتی و سهولت بیشتری انجام بده ، درست مثل رانندگی کردن یا تایپ کردن با گوشی یا رایانه ،که گاهی اصلا میتونید بدون نگاه کردن و حتی فکر کردن به کاری که می خواین انجام بدین این کار اتفاق می افته ، با ایجاد رشته های عصبی این وظائف با انرژی کمتری و بسیار سریعتر انجام میشن و به همین دلیل موفق شدن نیاز به انرژی زیادی نداره ، صرفا افراد موفق قلق هایی رو رعایت میکنند که ناموفق ها از اون آگاه نیستن و یا بهشون اهمیت نمیدن .

برنامه ریزی و لیست انجام وظائف :

یکی از مهمترین کارهایی که میتونه به ما در مدیریت و کاهش اهمال کاری کمک کنه و مفید باشه ، برنامه ریزی های روزانه است که بهترهستش از شب قبل انجام بشن . اما چه تاثیری دارن و چگونه میتونن به ما کمک کنند ، واقعیت  اینه که مقدار زیادی از وقت های ما در روز به این میگذره که الان چه کاری باید انجام بدیم ، چه چیزهایی باید آماده کنیم ، و انتخاب و تصمیم گیری خودش تا اندازه زیادی انرژی ما رو میگیره و اگه قرار باشه مقداری انرژی خودمون رو برای تصمیم گیری از دست بدیم ، به احتمال زیاد درانجام کاری  که قصدش رو داریم ، چندان موفق نخواهیم بود .  ازطرف دیگه وقتی که درشب قبل برنامه ریزی میکنیم و اهدافمون رو مینویسیم تمرکز بیشتری رو کارمون پیدا میکنیم ، سختی کارمون با مکتوب کردنش کمتر میشه درست مثل این هستش که این غول ترسناک سختی کار رو با این روش تحقیر کرده باشیم و از سوی دیگرمثل کسی هستیم که میدونه تو زندگی میخواد چیکار کنه ، آدمی که برای زندگیش برنامه داره و هدف داره ، ولی اگر اینطور نباشه ، ازصبح که از خواب بیدار میشیم هر رویدادی میتونه زمان زیادی از وقت ما رو به خودش اختصاص بده از شبکه های اجتماعی گرفته تا پیام ها و اخبار و ….

یکی از مواردی که در تعهد به برنامه روزانه ایی که می نویسیم باید رعایت کنیم اینه که تا اونجا که ممکنه بهشون متعهد باشیم ، همونطور که شما برای خوردن ناهار یا شام یا خوابیدن ، رفتن به سرکار یا کارهایی دیگه  ازخودتون سئوال نمی کنید که باید انجامشون بدم یانه ، و باید با این گزارش های روزانه به این صورت برخورد کنید ، مثل  اینکه در شرکتی کار میکنید و رئیستون به شما لیستی از کارهایی که باید انجام بدین رو داده و در انتها شما وظیفه دارین بهش گزارش بدین .

ولی درخاتمه باید دقت کنید که این لیست کارهایی که باید انجام بدین خودش نباید به اسبابی برای اهمال کاری تبدیل بشه ، یعنی اینکه باید تا اونجا که امکان داره درعین وجود دیسیپلین،  لازمه که منعطف هم باشن ، مثلا اگر به هر دلیلی در تایم مورد نظر نتونستین کاری رو انجام بدین یا بیشتر از مدت زمانی که براش درنظر گرفتین به درازا کشید ، نباید به خودتون بگین که پس این برنامه دیگه شکست خورده ،  درست مثل خوردن قرص آنتی بیوتیک باهاش برخورد کنید ، اگه یادتون  رفته بخورید ، همون لحظه بعدی رو میخورین ،  در رابطه با برنامه هاتون هم به همین صورت عمل کنید ، بقیه کارهای لیست وظائف رو انجام بدین و اگر زمانی در انتهای روز باقی موند به کاری اختصاص بدین که موفق به انجامش نشدین .

درخاتمه برای کاهش اهمال کاری و رسیدن بهتر به نتیجه و اهدافی که دارین میتونید از مجموعه های آموزشی لوح  دانش بهره مند  بشین ، بزرگترین مجموعه آموزشی درکشور شامل بیش از پانصد محتوای آموزشی در زمینه های مختلف . دروس مدرسه  ، ورزشی ، هنری ، دانشگاهی و نرم افزاری  ، روش مدیریت آموزش در رابطه با این آموزش ها به صورتی هستش که در حداقل زمان ، بیشترین نتیجه گرفته بشه و از توضیحات اضافی و خسته کننده تا حد امکان دراین نوع آموزش ها پرهیزشده .

شاید علاقمند باشید:

آموزش [انگلیسی به کودک] در منزل

فیلم آموزش زمین شناسی پایه یازدهم

آموزش زبان انگلیسی برای کودکان 2 تا 6 سال

بسته آموزشی پیش دبستانی در منزل